Aperçu

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Le module GP Mail vous permet d'envoyer vos données client par e-mail. Si le module est activé, vous aurez la possibilité d'envoyer un courrier électronique. GP Touch Mail sur la page d'accueil du gestionnaire de projets.

Symbol-Startseite

Si le symbole n'est pas sur la page d'accueil, mais que vous avez acheté une licence, demandez au service d'assistance de GeBioM mbH d'activer le module pour vous.

Il existe des fichiers de configuration pré-configurés pour les fournisseurs de messagerie 1&1, GMX, Strato et Web.de. Notre suggestion est d'utiliser GMX, car ce fournisseur est le plus facile à configurer.

Si votre site d'entreprise est hébergé chez 1&1 ou Strato, vous pouvez choisir ces fournisseurs.

En tant que conseil général, vous devriez envisager d'utiliser un fournisseur de messagerie situé dans l'UE. La Cour de justice européenne a déclaré invalide le principe de confidentialité de la Sphère de sécurité (octobre 2015). Il est donc vivement conseillé de ne pas stocker les données d'un client sur un serveur d'une société américaine. Par conséquent, gmail et hotmail ne devraient pas être utilisés.

Recevoir des e-mails

Il y a deux possibilités de récupérer des e-mails avec GP Mail. Soit vous pouvez "recevoir" des e-mails via l'icône "Gestion des e-mails". Soit vous choisissez directement l'icône "Appliquer" -> "Recevoir".

Si vous choisissez "Appliquer", vous pouvez intégrer les e-mails directement dans votre système. Il est donc recommandé d'utiliser cette méthode.

 

Übernehmen

Figure 12

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur "Recevoir". Il s'ensuit un dialogue avec des informations sur l'état de la réception des e-mails. Avec les paramètres par défaut, seuls les e-mails dont l'objet est approprié sont récupérés. Tous les autres e-mails restent sur le serveur.

GP-Manager-empfange-mails

Figure 13

L'illustration 13 montre à quoi ressemble le dialogue de réception des e-mails. Le dialogue affiche tous les e-mails qui se trouvent sur le serveur. En outre, il affiche sous "Pièce jointe" le nom des pièces jointes et sous "Statut" le statut de l'e-mail. Des informations détaillées sur la réception des e-mails peuvent être consultées dans la partie supérieure droite de la boîte de dialogue. Un message d'erreur détaillé y est également affiché en cas d'échec de la connexion au serveur.

Statut de l'e-mail
OK: L'e-mail a été téléchargé avec succès depuis le serveur.
SUJET fauxCe statut n'est affiché que si la réception des e-mails est configurée de manière à ce que seuls les e-mails dont l'objet est correct soient téléchargés. Les e-mails dont l'objet ne correspond pas sont dotés de ce statut et restent sur le serveur.

Si les e-mails ont été reçus avec succès, vous pouvez choisir parmi les e-mails existants quelles données vous souhaitez reprendre dans votre base. Fermez la boîte de dialogue de réception en cliquant sur la croix en haut à droite.

Si des e-mails avec le bon objet ont été récupérés ou s'il existe des e-mails non encore repris, vous pouvez décider dans la boîte de dialogue de réception des e-mails quels e-mails vous souhaitez reprendre.

Cliquez sur l'e-mail souhaité de manière à ce qu'il apparaisse en bleu. Cliquez ensuite sur "Appliquer" (voir ill. 14). Les e-mails d'expéditeurs présents dans votre carnet d'adresses n'apparaissent que si vous avez sélectionné dans le menu déroulant " ".Expéditeur"sélectionner l'expéditeur correspondant. Les expéditeurs inconnus se trouvent dans le menu déroulant sous " ".Standard". Si vous n'avez pas d'expéditeur dans votre carnet d'adresses, tous les e-mails sont classés sous "Standard" à trouver.

GP-Manager-eMail-Posteingang-Übernehmen-markiert

Figure 14

Attention !
Un seul courriel peut être repris à la fois. Si vous sélectionnez plusieurs courriels, le dernier courriel sélectionné sera repris.

Envoyer un e-mail

Une fois que vous avez configuré les serveurs de messagerie et créé votre propre contact, vous pouvez envoyer des e-mails depuis le GP Manager.

Sélectionnez d'abord un client. Ensuite, vous pouvez modifier les données en cliquant sur "GP Touch Mail" -> "Sfinissentenvoyer". Si vous avez plusieurs entrées dans votre carnet d'adresses, vous pouvez choisir à quel contact vous souhaitez envoyer l'e-mail.

Senden

Si vous avez enregistré exactement un contact dans votre carnet d'adresses, l'e-mail sera envoyé à ce contact sans autre demande.

Si vous n'avez pas de contact ou si vous avez plusieurs contacts dans votre carnet d'adresses, le ".Carnet d'adresses eMail" Dialogue.

GP-Manager-eMail-Adreßbuch-2-Kontakte-Abbrechen-markiert

Figure 10

Attention !
L'envoi à plusieurs adresses e-mail n'est pas possible. Si vous sélectionnez plusieurs adresses (voir illustration 11), l'e-mail sera envoyé uniquement à l'adresse e-mail sur laquelle vous avez cliqué en premier.

Vous pouvez rédiger un e-mail à partir de cette boîte de dialogue en sélectionnant "Annuler". Le dialogue suivant apparaît ensuite :

GP-Manager-E-Mail-senden

Figure 11

 

Configurer le module Mail

Démarrez le gestionnaire de GP et sélectionnez le bouton GP Touch Mail symbole.

Symbol-Startseite

Figure 2

Sur la page suivante, 3 icônes vous permettent d'accéder aux informations suivantes GP Touch Mail peuvent se servir.

L'icône Gestion du courrier électronique vous permet d'accéder aux paramètres de GP Touch Mail.

E-Mail Verwaltung

Figure 3

L'icône Appliquer vous permet de consulter vos e-mails et de gérer vos boîtes aux lettres.

Übernehmen

Figure 4

L'icône Envoyer envoie un mail avec les données du client actuellement sélectionné.

Senden

Figure 5

Choisir "Gestion du courrier électronique" et dans le dialogue suivant "Configuration .."

GP-Manager-eMail-Verwaltung-Konfiguration-markiert

Figure 6

Dans le dialogue suivant, vous pouvez saisir vos informations de connexion pour la boîte aux lettres électronique. Si votre GP Manager est installé à un autre endroit, veuillez également modifier le "Dossier par défaut ..".

GP-Manager-Konfigurationsdialog-markiert

Figure 7

Vérifiez que les adresses correctes figurent bien sous "Serveur"sont affichées. Si vous avez copié un Mail.ini approprié, ces valeurs devraient être correctes. Si vous utilisez Web.de, lisez également le point 3.4 de la FAQ.

Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre compte de messagerie.

Sélectionnez "Tester la connexion"Si tout est correctement configuré, le message "Teste SMTP - accès au serveur SMTP OK" ou "Teste POP - accès au serveur POP OK" doit s'afficher. La configuration du module de messagerie est ainsi terminée. Ensuite, vous devez ajouter un contact dans votre carnet d'adresses afin de pouvoir lui envoyer des e-mails.

Attention !
Vous pouvez décocher la case "Vérifier le sujet"Tous les courriels seront alors récupérés. Cela ne pose normalement pas de problème, mais peut conduire à des problèmes si le même compte de messagerie est utilisé pour d'autres installations de GP Manager ou pour d'autres raisons. Dans ce cas, les e-mails ne sont plus disponibles, car les e-mails sont supprimés du serveur après la récupération.

Remarque :
Modifiez l'objet et laissez la case " " cochée.Vérifier le sujetSi l'objet est défini sur " ", vous devez le modifier dans la section [Init_Send] adapter également. Sinon, les e-mails sont encore consultés, mais ne sont plus proposés pour être transférés.

Votre dossier GP Manager

Pour installer GP Touch Mail, il est nécessaire d'éditer quelques fichiers INI. Ceux-ci se trouvent dans le dossier INI de votre GP Manager.

Pour trouver ce dossier, le plus simple est de faire un clic droit sur le raccourci vers le GP Manager et de choisir "Ouvrir le chemin du fichier".

GP-Manager-Verknüpfung-Kontextmenü-Dateipfad-öffnen-markiert

Figure 1

Aperçu

Le module GP Mail vous permet d'envoyer des clients par e-mail directement depuis le GP Manager. Si le module GP Mail est activé, l'icône pour GP Touch Mail activé.

Symbol-Startseite

Si le symbole n'est pas affiché et que vous avez acheté GP Mail, demandez au support GeBioM d'activer le module Mail pour vous.

Des configurations prédéfinies sont disponibles pour les fournisseurs de messagerie 1&1, GMX, Strato et Web.de. Nous recommandons d'utiliser GMX, car d'après notre expérience, c'est avec ce fournisseur que la configuration est la moins compliquée. Si le site de l'entreprise est mis à disposition par 1&1 ou Strato, il est également possible de choisir l'un de ces fournisseurs.

Nous recommandons d'utiliser un fournisseur de messagerie européen. Comme la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) a déclaré l'accord Safe Harbor invalide en octobre 2015, il est actuellement déconseillé d'utiliser un fournisseur de messagerie américain. Pour cette raison, les données personnelles ne devraient pas être transférées via Gmail ou Microsoft Hotmail par exemple.