Es gibt zwei Möglichkeiten Emails mit GP Mail abzurufen. Entweder können Sie über das Symbol „E-Mail Verwaltung“ Emails „Empfangen“. Oder Sie wählen direkt das Symbol„Übernehmen“ -> „Empfangen“.

Wählen Sie „Übernehmen“ können Sie die Emails direkt in Ihr System einpflegen. Es wird deshalb empfohlen diese Methode zu nutzen.

 

Klicken Sie im folgenden Dialog auf „Empfangen“. Es folgt ein Dialog mit Statusinformationen zum Email-Empfang. Mit den Standardeinstellungen werden nur Emails mit einem passenden Betreff abgerufen. Alle anderen Emails bleiben auf dem Server.

Abbildung 13 zeigt, wie der Dialog zum Email-Empfang aussieht. Der Dialog zeigt alle Emails an, die auf dem Server liegen. Außerdem zeigt er unter „Anhang“ den Namen deren Anhänge, sowie unter „Status“ den Status der Email. Detaillierte Informationen zum Email-Empfang können dem oberen, rechten Teil des Dialogs entnommen werden. Hier wird auch eine detaillierte Fehlermeldung ausgegeben, wenn die Verbindung zum Server fehlschlägt.

Email Status
OK: Die Email wurde vom Server erfolgreich heruntergeladen
BETREFF falsch: Dieser Status wird nur angezeigt, wenn der Email-Empfang so konfiguriert ist, dass nur Emails mit dem richtigen Betreff heruntergeladen werden. Emails, deren Betreff nicht zutrifft werden mit diesem Status versehen und bleiben auf dem Server.

Wurden erfolgreich Emails empfangen, können Sie aus den vorhandenen Emails wählen, welche Daten Sie in Ihren Bestand übernehmen möchten. Schließen Sie den Empfangs-Dialog mit dem Kreuz oben rechts.

Wurden Emails mit dem richtigen Betreff abgerufen, oder sind noch nicht Übernommene Emails vorhanden, können Sie im eMail Posteingang Dialog entscheiden, welche Emails Sie übernehmen möchten.

Klicken Sie auf die gewünschte Email, so dass die Email blau hinterlegt ist. Klicken Sie anschließend auf „Übernehmen“ (s. Abbildung 14). Emails von Absendern, die in Ihrem Adressbuch vorhanden sind, erscheinen nur, wenn Sie im Drop-Down Menü „Absender“ den entsprechenden Absender auswählen. Unbekannte Absender befinden sich im Drop-Down Menü unter „Standard“. Haben Sie keine Absender in Ihrem Adressbuch, sind alle Emails unter „Standard“ zu finden.

Achtung:
Es kann immer nur eine Email übernommen werden, wenn Sie mehrere Email markieren wird die zuletzt markierte Email übernommen.

Starten Sie den GP Manager und wählen Klicken Sie auf das GP Touch Mail Symbol.

Auf der Nächsten Seite werden Ihnen 3 Symbole angezeigt, mit denen Sie GP Touch Mail bedienen können.

Über das Symbol E-Mail Verwaltung gelangen Sie zu den Einstellungen von GP Touch Mail.

Mit dem Symbol Übernehmen können Sie E-Mails abrufen und Ihre Postfächer verwalten.

Das Symbol Senden verschickt eine Mail mit den Kundendaten des aktuell ausgewählten Kunden.

Wählen „E-Mail Verwaltung“ und im folgenden Dialog „Konfiguration ..“

Im folgenden Dialog können Sie Ihre Anmeldeinformationen für das Email-Postfach eingeben. Sollte Ihr GP Manager an einem anderen Ort installiert sein, ändern Sie bitte ebenfalls den „Standard-Ordner ..“.

Kontrollieren Sie, ob jeweils die richtigen Adressen unter „Server“ stehen. Wenn Sie eine passende Mail.ini kopiert haben sollten diese Werte stimmen. Wenn Sie Web.de nutzen lesen Sie zusätzlich das FAQ Punkt 3.4

Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für Ihr Email-Konto ein.

Wählen Sie „Teste Verbindung“ ist alles korrekt konfiguriert, sollte die Meldung „Teste SMTP – Zugang zum SMTP-Server OK“, bzw. „Teste POP – Zugang zum POP-Server OK“ erscheinen. Damit ist die Konfiguration des Email Moduls abgeschlossen. Als nächstes müssen Sie einen Kontakt in Ihr Adressbuch hinzufügen, um Emails an diesen verschicken zu können.

Achtung:
Sie können den Haken bei „Prüfe Betreff“ entfernen, dann werden alle Emails abgerufen. Dies stellt normalerweise kein Problem dar, kann aber zu Problemen führen, wenn das gleiche Email-Konto auch für andere GP Manager Installationen oder anderweitig genutzt wird. In diesem Fall stehen die Emails dort nicht mehr zur Verfügung, da die Emails nach dem Abruf vom Server gelöscht werden.

Hinweis:
Ändern Sie den Betreff und lassen Sie den Haken bei „Prüfe Betreff“ gesetzt, müssen Sie den Betreff in der Mail.ini im Abschnitt [Init_Send] ebenfalls anpassen. Ansonsten werden Emails zwar noch abgerufen, aber nicht mehr zum Übernehmen angeboten.